Nestíháš? Nauč se pracovat efektivně. Je to snazší, než si myslíš

Známe to všichni, ráno přijdeme do práce a jen otevřeme e-mail, zhrozíme se. Do toho přijde nadřízený s dalším úkolem a ty by ses nejraději schovala pod stůl a zůstala tam do konce pracovní doby. Není ale třeba panikařit. Máme pro tebe ověřené tipy, se kterými budeš hotova možná i dřív, než bude „padla“.

Začni čistým stolem

Jasně, to poslední, co podle tebe je důležité, je mít čistě vydrhnutý stůl. Ale jde o psychiku a o to, aby ses cítila dobře. Nemusíš přeci vytírat prach všude možně po kanceláři, stačí, když si jen uděláš pořádek na stole. Nepotřebné věci musí pryč. Stačí je schovat jen do šuplíku, nechceme po tobě, abys první dvě hodiny třídila nějaké dokumenty. Ale to, co nyní nepotřebuješ, prostě schovej. Podle odborníků pořádek na pracovním stole vede k větší efektivitě práce. Když si jen uvědomíš, kolik námahy a času tě stojí vydolovat zpod desek ten pravý formulář, který právě teď potřebuješ, něco pravdy na tom bude.

E-maily rozděl na podstatné a nepodstatné

Cestou do práce si říkáš, že to bude dnes na pohodu, protože tě čeká jen jedna pracovní schůzka a jeden nedodělaný úkol, který už máš téměř hotový. Ale pak zapneš počítač a z firemního mailu na tebe kouká dvacet nepřečtených zpráv. Z toho je alespoň pět označených jako urgentní. Než se začneš hroutit, vyselektuj, které jsou opravdu důležité a které tolik nehoří. Nemusíš přeci reagovat okamžitě na všechny. Nezdržuj se tím, že budeš odpovídat na maily, které počkají. Postačí, když je vrátíš do kolonky nepřečtené a vrátíš se k nim až ke konci pracovní doby, kdy už nebudeš mít tolik energie na náročné úkoly.

Nesnaž se vyřešit vše najednou

Máš před sebou několik úkolů a tak se pustíš do všech najednou. Pak máš pocit, že nevíš, kde ti hlava stojí. Buď nekompromisní a úkoly si rozděl podle priorit. A pak se pusť postupně od těch nejdůležitějších k těm nejméně důležitým. Pokud mají prioritu všechny, začni těmi, které vyžadují součinnost nějakých úřadů. Tam jsi vázána úředními hodinami. Ostatní můžeš vyřídit později. Pomocníkem ti bude papír a tužka, kam si všechny úkoly pečlivě zapiš a jak je budeš dokončovat, hezky si je odškrtávej.  Ten úžasný pocit při odškrtnutí tě nakopne do další práce.

Dávej si malé cíle

Psychologové radí dávat si drobné cíle. Nebudeš mít pocit, že se v daném úkolu nebo projektu ztrácíš. Takže si celý projekt rozděl do jednotlivých kroků a ty si postupně odškrtávej. Namotivuje tě to k větším výkonům, než když budeš mít pocit, že je stále konec v nedohlednu. Tento postup se ti bude hodit i na firemních poradách. Aniž bys stále dokola opakovala, že na úkolu děláš, je lepší říct, že dnes v rámci jeho splnění máš naplánované jednotlivé kroky.

Neztrácej zbytečně čas

Neztrácej čas tím, že budeš do nekonečna volat na číslo, kde ti to stále nikdo nezvedá. Nechej na záznamníku vzkaz a pak už se věnuj něčemu jinému. Nemá cenu se půl pracovní doby pídit po něčem, co stejně přijde až ve dvě hodiny odpoledne. Pokud s plněním požadavku stále nemůžeš hnout, neboj se zeptat svých kolegů nebo zkušenějších zaměstnanců. Jejich rada ti třeba ušetří několik hodin práce. Čas je přeci jen v dnešní době hodně vzácná komodita.

Nechej si rezervu

Mít naplánovanou minutu po minutě rozhodně není dobrá strategie. Alespoň ne v dnešní hektické době. Nikdy nevíš, kdy ti na stůl přistane další zadání. Proto si vždy ponechej rezervu, a když nebude třeba, tak ji využij například na kávičku s kolegyní. Určitě ale neměj v pracovním diáři v jednom dni deset schůzek s tím, že na každou máš jen pár minut. Počítej i s tím, že ne všichni okolo tebe jsou dochvilní. Pak si budeš lámat hlavu nad tím, že nemáš takové výsledky jako tví kolegové, kteří si jedou „lážo plážo“ styl. Uvolni se a nespěchej tolik.

Něco se udělá za tebe

Je práce, která se udělá sama. Jasně, tohle je odvážné tvrzení, a ty jsi ta, co vždy všechno splnila do puntíku, ale občas je dobré se zamyslet, jestli je opravdu nutné udělat vše. Zanalyzuj si nejdříve, co je potřeba udělat a co se časem vyřeší samo. Důležité úlohy nejspíše ne, ale ty drobnější třeba ano. Pokud přijde problém a ty jsi zralá do blázince, protože už tak jich máš až nad hlavu, neřeš je okamžitě. Místo toho si dej pauzu, třeba během ní přijdeš na snadné řešení nebo zjistíš, že tento problém mají i další tví kolegové. Jeden příklad za všechny? Nefungující počítač. Místo toho, aniž bys do něj mlátila nebo ho stále zapínala a vypínala, dej sobě i jemu pár minut klidu. Třeba se vzpamatuje sám nebo se ty v kuchyňce nad šálkem kávy dozvíš, že jde o výpadek sítě v celé firmě a IT oddělení už na tom pracuje. A problém je vyřešený.

Konec prokrastinace

Nestíháš, ale za dopoledne sis stihla aktualizovat facebookový profil, přidat tři fotky na instagram a přes skype pokecat s kámoškou? Pak se nediv, že se ti úkoly a práce na stole hromadí. Kromě toho, že ti hrozí, že tě za takovou pracovní náplň šéf vyhodí, nemůžeš nikdy stíhat. Ze svého denního programu vyškrtni i dlouhé obědy nebo kávičky s kolegyněmi.

A jak to máš ty? Nestíháš v práci nebo si ji vždy dokážeš zorganizovat tak, že máš vše hotové do termínu? Napiš nám do diskuze nějaký svůj tip.

Foto: Shutterstock.com